Ei enää paperisotaa – sähköistämme apurahan haun!
CodeartGMS on sähköinen apurahajärjestelmä säätiöiden, rahastojen ja muidenkin apurahoja jakavien organisaatioiden käyttöön. Sen avulla hoituvat vaivatta kaikki apurahahakemuksiin liittyvät tehtävät - eli hakemusten tekeminen, niiden pisteyttäminen, päätöksenteko ja päätöksistä ilmoittaminen hakijoille, sekä hakemusten arkistointi. Lisäksi järjestelmä tuottaa taloushallinnon tarpeisiin kaikkiin myönnettyhin hakemuksiin liittyvät MELA- ja vuosi-ilmoitukset, kuten myös hakijoille maksettavat maksut vaikkapa kuukausittain jaoteltuna.
Apurahan hakijalle
- Rekisteröityminen järjestelmään
- Käyttäjäprofiili, jossa haluamanne tiedot
- Apurahahakemuksen tekeminen
- Suosittelun tai lausunnon pyytäminen
- Pakolliset hakemukseen liitettävät tiedostot
- Muut liitteet
- Päätös hakemuksesta
- Apurahan vastaanottoilmoitus
- Hakemuksen maksusuunnitelma
- Hakemuksen loppuraportti
- Mahdolliset aiemmat hakemukset nähtävillä
- Tukipyyntö ja viestit säätiölle
- Käyttötarkoituksen muutospyyntö
- Tiedotteet hakijalle
Asiantuntijalle
- Hakemusten selailu, lukeminen, kommentointi ja arviointi
- Arkiston selailu
- Arviointiprosessin etenemisen seuranta
- Hakemusten lataaminen PDF-tiedostoina
Taloushallinnolle
- MELA-ilmoitukset
- Vuosiraportit ja tositteet kirjanpitoon
- Hakemusten maksusuunnitelmat
- Maksettavat apurahat kuukausittain
Järjestelmän pääkäyttäjälle
Asiantuntijan ja taloushallinnon toimintojen lisäksi pääkäyttäjä voi:
- Tehdä hakemuksia koskevat päätökset
- Hallinoida käyttäjätunnuksia
- Muuttaa järjestelmän asetuksia
- Hallita hakemuskategorioita ja lajitella hakemuksia
- Tarkastella sovelluksen käyttötilastoja
Saavutettavat edut
Järjestelmällä saavutettavia etuja ovat mm.:
- Koko apurahaprosessin tehostuminen
- Työmäärä vähenee merkittävästi kaikilla käyttäjillä
- Entistä tehokkaampi hakemusten arviointi
- Hakemusten arkistointi mappeihin ei ole enää tarpeen
- Yhteydenpito hakijoihin helpottuu
Apurahaprosessin eteneminen järjestelmässä
Alla on pääpiirteissään vaiheittain esitetty, miten apurahaprosessi etenee järjestelmän sisällä.
Vaihe 1
- Haku aukeaa ja sulkeutuu automaattisesti määriteltyinä päivinä.
- Hakijat rekisteröityvät järjestelmään sähköpostiosoitteillaan.
- He täyttävät tietonsa käyttäjäprofiiliin tälle varatun lomakkeen avulla.
- Käyttäjäprofiilin täyttämisen jälkeen avautuu varsinainen hakulomake.
- Hakulomakkeen voi tallentaa keskeneräisenä ja jatkaa sen täyttämistä koko haun ajan.
- Ongelmatilanteissa hakija voi tehdä tukipyynnön järjestelmässä, josta pääkäyttäjät saavat tiedon sähköpostiinsa.
Vaihe 2
- Käyttäjäprofiilin täyttämisen jälkeen avautuu varsinainen hakulomake.
- Hakija täyttää hakulomakkeeseen siinä vaaditut tiedot.
- Hakija voi tallentaa hakulomakkeen keskeneräisenä ja jatkaa sen täyttämistä koko haun ajan.
- Ongelmatilanteissa hakija voi tehdä tukipyynnön järjestelmässä, josta pääkäyttäjät saavat tiedon sähköpostiinsa.
- Järjestelmä muistuttaa automaattisesti hakijoita keskeneräisistä hakemuksista haun aikana.
Vaihe 3
- Asiantuntijat lukevat ja arvostelevat hakemukset.
- Asiantuntijat voivat myös kommentoida hakemuksia.
- Asiantuntijat voivat myös tehdä lisätietopyynnön pääkäyttäjän lähetettäväksi.
- Pääkäyttäjä valvoo arviointien etenemistä.
Vaihe 4
- Säätiön hallitus tekee päätökset myönnettävistä apurahoista.
- Pääkäyttäjä tallentaa päätökset järjestelmään.
- Järjestelmä lähettää ilmoitukset päätöksistä hakijoille.
Vaihe 5
- Myönteisen päätöksen saaneet hakijat tekevät vastaanottoilmoituksen, jolla kerrotaan kaikki tarpeellinen maksuihin liittyvä informaatio (IBAN, BIC ja hetu).
- Säätiön käytännöstä riippuen saajat tekevät itse myös maksusuunnitelman ja hallitsevat maksuerien päivämääriä.
Vaihe 6
- Taloushallinnon käyttäjä, tai pääkäyttäjä, merkitsee erät maksetuiksi.
- Säätiö hoitaa maksuliikenteen valitsemallaan tavalla, esim. tilitoimiston avulla.
Vaihe 7
- Hakijat tekevät loppuraportin järjestelmään viimeisen apurahaerän jälkeen.
- Hakemukset siirtyvät arkistoon.
Yleistä
Apurahajärjestelmä toimitetaan "Avaimet käteen" -toimituksena, räätälöitynä juuri asiakkaan tarpeisiin. Palvelu sijoitetaan Codeart Oy:n hallinnoimalle ja ylläpitämälle palvelimelle. Huolehdimme järjestelmän teknisestä ylläpidosta, ja opastamme tarvittaessa käyttäjiä järjestelmän käytössä.
Järjestelmän verkkoliikenne on TLS-suojattua, joten sen käyttö on täysin turvallista kaikille käyttäjille.
Toteutukseltaan apurahajärjestelmä on täysin responsiivinen, eli käyttö on sujuvaa myös mobiililaitteilla - sisältö skaalautuu aina automaattisesti käytössä olevan laitteen mukaiseksi.
Järjestelmän käyttö on mahdollista suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi, lisäksi käännökset myös muille kielille voidaan toteuttaa sopimuksen mukaan.
Järjestelmän sisällä on mahdollista julkaista tiedotteita tai uutisia eri käyttäjäryhmille kohdistettuina.
Kuvia järjestelmästä
Koekäyttö ilman sitoumuksia
Voitte halutessanne koekäyttää sähköistä CodeartGMS -apurahajärjestelmäämme täysin ilmaiseksi ja vieläpä ilman mitään sitoumuksia. Ottakaa yhteyttä, niin toimitamme teille tarvittavat osoitteet ja koekäyttötunnukset järjestelmään. Kerromme järjestelmästä myös mielellämme lisää.